Inhaltsübersicht:

• Wie läuft die QSL-Vermittlung ab?
• Warum sollen QSL-Karten sortiert werden?
• Für wen und welche QSL-Karten werden vermittelt
• Vermittlung von QSL-Karten an Club-/automatisch arbeitende Stationen
• Vermittlung von QSL-Karten an Stationen mit Sonder-DOK
• Vermittlung von QSL-Karten an Stationen mit DA-Rufzeichen
• Vermittlung von QSL-Karten an Ausbildungsrufzeichen (DN)
• Wann versendet das DARC-QSL-Büro QSL-Karten an den OV-QSL-Manager?
• Versand der QSL-Karten vom OV zum DARC-QSL-Büro
• Besonderheiten beim Vorsortieren von QSL-Karten
• Aufbau und Gestaltung der QSL-Karte
• Format der QSL-Karte
• Beschaffenheit des QSL-Karten Kartons
• Laminierte QSL-Karten
• Richtige Adressierung der QSL-Karte
• Die Unterschrift
• Platz für die Codierung
• Irrläufer
• Besonderheiten und Probleme
• Mahn-QSL-Karten
• QSL-Manager, QSL via ...
• Folgende Stempel werden vom QSL-Büro des DARC verwendet
• Rufzeichenüberprüfung bei der BNetzA
• Begleitliste für QSL-Sendungen
• Eigene QSL-Karte kommt zurück obwohl man eine erhalten hat
• QSL-Manager-Merkblatt als PDF-Datei zum download

 

Wer das Amt des QSL-Managers in seinem Ortsverband bekleidet, hat damit auch gewisse Pflichten und Rechte übernommen.

Zu diesen Pflichten und Rechten gehört:

Anwesenheit an jedem OV-Abend, damit die Mitglieder des Ortsverbandes die Möglichkeit zur Abgabe und Empfang ihrer QSL-Karten haben. Bei Verhinderung Benachrichtigung des OVV, damit ein Vertreter seine Pflichten übernehmen kann. QSL-Karten vor der Weiterleitung an das QSL-Büro des DARC e. V. (regelmäßig monatlich – oder bei geringerem Aufkommen nach Bedarf, dies sollte mit den OV-Mitgliedern abgestimmt werden) nach Prefix sortieren. Der QSL-Manager kann QSL-Karten, die von den Absendern nicht ordentlich sortiert wurden, oder QSL-Karten die gegen Anstand und die guten Sitten verstoßen, nicht der Norm entsprechen, zurückweisen. Der QSL-Manager sollte seine Tätigkeit gewissenhaft und ohne persönliche Emotionen verrichten.

Wie läuft die QSL-Vermittlung ab?

Jedes DARC-Mitglied hat das Recht, seine nach Länderkennzeichen (Prefix) sortierten QSL-Karten dem QSL-Manager im Ortsverband abzugeben. Der QSL-Manager hat nun die Aufgabe, alle bei ihm abgegebenen QSL-Karten zusammen zu fügen und nochmals nach Ländern (Prefix) zu sortieren und zur QSL-Vermittlung des DARC e. V. nach Baunatal weiterzuleiten. In der QSL-Vermittlung des DARC e. V. werden alle eingehenden QSL-Karten nach Ausland und Inland getrennt und zur weiteren Vermittlung an den Codier-Plätzen (Inland) oder zur Handsortierung (Ausland) bereitgestellt. Jede QSL-Karte für einen deutschen Funkamateur wird an einem Codier-Platz bearbeitet. Wenn der Empfänger der QSL-Karte Mitglied des DARC e. V. ist, erhält die QSL-Karte einen CMC7 (magnetisch lesbarer Strichcode) Aufdruck und wird zur Sortieranlage weitergeleitet. Die Sortieranlage befördert die QSL-Karte beim ersten Sortierlauf in ein Fach, welches dem Distrikt des Empfängers zugeordnet ist. Wenn die QSL-Karten dieses Distriktes zum Versand kommen, läuft die QSL-Karte ein zweites Mal über die Sortieranlage. Bei diesem zweiten Durchlauf werden die für den Distrikt gesammelten QSL-Karten den jeweiligen DOKs zugeordnet. Anschließend werden die QSL-Karten verpackt und an den QSL-Manager des jeweiligen Ortsverbandes verschickt. QSL-Karten, die für ausländische Stationen bestimmt sind, werden an einer größeren Regalwand nach Prefixen von Hand sortiert und je nach Aufkommen in Paketen zu 2 und 10 kg verschickt.

Ab und zu wird uns die Frage gestellt, ob Mitglieder ihre QSL-Karten auch direkt zum DARC e. V. senden dürfen. Die Antwort ist Nein!
Die QSL-Vermittlung des DARC e. V. läuft ausschließlich über den QSL-Manager im Ortsverband. Dazu sei grundsätzlich gesagt, jede QSL-Sendung die nicht von einem QSL-Manager kommt und meistens nur ein paar nicht sortierte QSL-Karten beinhaltet, verursacht fast denselben Aufwand beim Auspacken und Bereitstellen, wie eine QSL-Sendung mit einigen hundert QSL-Karten eines QSL-Managers.

Warum sollen QSL-Karten sortiert werden?

Eine häufige Frage ist z.B.: Warum sollen QSL-Karten sortiert zum DARC e. V. geschickt werden?
Der DARC e. V. hat doch eine tolle Sortieranlage.
Das mit der tollen Sortieranlage stimmt, aber bevor die QSL-Karten von der Sortieranlage bearbeitet werden können, müssen die QSL-Karten eine Codierung bekommen. Dazu wird jede QSL-Karte, die für einen deutschen Funkamateur bestimmt ist, in die Hand genommen und das Rufzeichen des Empfängers in einen PC eingegeben. Dieser sucht dann in einer Datenbank mit über 127.000 Rufzeichen (aktuelle, Ex-Rufzeichen und DE-Kennzeichen) den dazu gehörenden DOK. Damit die Eingabe des Empfängerrufzeichens so schnell wie möglich vonstatten gehen kann, muss das Empfänger-Rufzeichen gut leserlich und schnell auffindbar auf der QSL-Karte sein. Erst wenn die QSL-Karten codiert sind, können sie von der Sortieranlage verarbeitet werden. QSL-Karten für andere Länder werden nach wie vor von Hand in die entsprechenden Fächer gelegt. Dabei ist es auch wichtig, dass alle QSL-Karten von einem Ortsverband, die z.B. nach EA geschickt werden sollen, zusammengefasst sind. Dieses erleichtert uns die Arbeit, steigert die Vermittlungsgeschwindigkeit und hilft Kosten zu senken.

Für wen und welche QSL-Karten werden vermittelt?

Die Vermittlung von QSL-Karten erfolgt für Rufzeicheninhaber nach dem AFuG, die zum Zeitpunkt der Kartenbearbeitung Mitglieder des DARC e. V. im Sinne von § 3 der Satzung sind. Diesen gleichgestellt sind DARC-Mitglieder mit SWL-Kennzeichen (DL-DOK-Mitgliedsnummer) oder DE-Kennzeichen und VFDB-Mitglieder. Darüber hinaus haben nur Clubstationen des DARC/VFDB Anspruch auf die Vermittlung von QSL-Karten, wenn der Rufzeicheninhaber von dieser Clubstation Mitglied in DARC e. V. oder VFDB e. V. ist und die Clubstation ordnungsgemäß dem DARC e. V. gemeldet wurde.
Über Ausnahmen entscheidet der Vorstand.

Der DARC e. V. bekommt keine Mitteilung von der zuständigen Behörde, an wen und wann ein Rufzeichen vergeben wurde. Eingehende QSL-Karten an Rufzeichen, die dem DARC e. V. nicht gemeldet wurden, können somit nicht vermittelt werden.
Sie werden mit dem Stempel "SRI, this station does not use the QSL-Service of DARC" zurückgeschickt.
Deshalb sollte jeder, der ein neues Rufzeichen erhalten hat, dieses unverzüglich dem DARC e. V. melden. Sie können uns dieses auch per Telefon: 0561 94988-0, FAX: 0561 94988-50 und E-Mail darc@darc.de mitteilen.

QSL-Karten, die den Zusatz "via ..." enthalten, werden nur dann vermittelt, wenn der Empfänger Mitglied im DARC e. V. ist. QSL-Karten für Clubstationen die den Vermerk "via ..." enthalten, werden nicht an die "via"-Station vermittelt. Z.B. eine QSL-Karte, die für DFØAFZ via DL1ZAX bestimmt ist, wird an DFØAFZ vermittelt.
Es ist immer wieder vorgekommen, dass QSL-Karten für eine Clubstation, die an das "via"-Rufzeichen vermittelt wurden, zurückkamen mit dem Vermerk "Bitte an die Clubstation senden". Vielleicht war in diesem Fall mit dem "via"-Rufzeichen nur das Rufzeichen des Operators gemeint.
Andere QSL-Karten, bei denen der "via"-Vermerk nicht beachtet wurde, kamen auch zurück mit dem Vermerk "Bitte" an das "via"-Rufzeichen senden".
Das Zurücksenden der QSL-Karten mit den Irrläufern und das dadurch bedingte erneute Bearbeiten ist sehr zeitaufwändig, daher können wir QSL-Karten in DL nur an das eigentliche Empfänger- und nicht an das "via"-Rufzeichen vermitteln.

Karten, deren Gestaltung und/oder Inhalt gegen Anstand und gute Sitten verstoßen, sowie QSL-Karten, die den Interessen des DARC e. V. zuwiderlaufen, sind von der Vermittlung ausgeschlossen.

Gegen QSL-Karten, die Werbung beinhalten, ist aus unserer Sicht nichts einzuwenden, da Werbung auf QSL-Karten nicht direkt etwas mit dem Amateurfunk zu tun hat.
Die QSL-Karte sollte jedoch nicht einem Bestellschein gleichen.

Es können nur QSL-Karten von Verbindungen auf den Amateurfunkbändern an Amateurfunkstationen vermittelt werden. QSL-Karten an internationale Radio-Sender können wir nicht vermitteln.

QSL-Karten für DARC-Mitglieder, die im Ausland wohnen, können nur über das Heimatrufzeichen an den Heimat-Ortsverband vermittelt werden. Ausländische Mitglieder des DARC e. V. können ihre ausgehenden QSL-Karten über den DARC e. V. zum Versand bringen. Eingehende QSL-Karten für diese Mitglieder können nur über einen QSL-Manager in Deutschland, der Mitglied im DARC e. V. ist, vermittelt werden (vielleicht könnte der Ortsverbands-QSL-Manager sein Rufzeichen für diesen Zweck zur Verfügung stellen). Dazu muss der Vermerk "via D..." gut sichtbar auf der QSL-Karte vorhanden sein.

Eine direkte Vermittlung von QSL-Karten an DARC-Mitglieder ist nicht möglich.
Leider sind wir nicht in der Lage, QSL-Karten direkt einzelne Mitglieder zu senden – auch dann nicht, wenn die zusätzlichen Kosten in Rechnung gestellt werden sollen.
Deshalb möchten wir die einzelnen Ortsverbände bitten es zu ermöglichen, den OMs oder YLs, die aus gesundheitlichen Gründen nicht zum OV-Abend kommen können, die für sie bestimmten QSL-Karten auf einem anderen Wege zukommen zu lassen.

Vermittlung von QSL-Karten an Club-/automatisch arbeitende Stationen

QSL-Karten an Club-/automatisch arbeitende Stationen können nur vermittelt werden, wenn der Verantwortliche für diese Station Mitglied im DARC e. V. oder VFDB e. V. ist und das Rufzeichen dem DARC e. V. gemeldet wurde. Tritt der Verantwortliche aus dem DARC e. V. oder VFDB e. V. aus, endet auch die Mitgliedschaft der Club-/automatisch arbeitenden Station, es sei denn, ein neuer Verantwortlicher, der Mitglied im DARC e. V. oder VFDB e. V. ist, wird dem DARC e. V. gemeldet.

Vermittlung von QSL-Karten an Stationen mit Sonder-DOK

Sonder-DOKs spielen bei der QSL-Vermittlung keine Rolle, sie werden in der QSL-Vermittlung auch nicht gespeichert. Jede Station - auch die, die einen Sonder DOK hat - muss einem normalen DOK zugeordnet sein. Deshalb ist es sehr wichtig, dass dem DARC e. V. jedes Rufzeichen sofort nach Erhalt gemeldet wird. Clubstationen werden beitragsfrei aufgenommen, wenn der Verantwortliche (Rufzeicheninhaber) von dieser Station Mitglied im DARC e. V. ist. Tritt der Verantwortliche aus dem DARC e. V. aus, endet auch die Mitgliedschaft der Clubstation. Es sei denn, es wird ein neuer Verantwortlicher, der Mitglied im DARC e. V. ist, gemeldet. Dasselbe gilt natürlich auch für Clubstationen des VFDB e. V.
Die Beantragung und Zuteilung eines Sonder-DOKs beinhaltet nicht die automatische Aufnahme des Rufzeichens in die QSL-Vermittlung des DARC e. V.!
Jedes neu zugeteilte Rufzeichen muss dem DARC-QSL-Büro gemeldet werden.

Vermittlung von QSL-Karten an Stationen mit DA-Rufzeichen

Stationen die den Prefix DAØ oder DA5 haben, werden wie Clubstationen behandelt, wenn der Verantwortliche für diese Station Mitglied im DARC e. V. oder VFDB e. V. ist.

Vermittlung von QSL-Karten an Ausbildungsrufzeichen (DN)

Wenn jemand ein Ausbildungsrufzeichen erhalten hat, muss dieses ebenfalls umgehend den QSL-Büro des DARC e. V. gemeldet werden. Ausbildungsrufzeichen werden als zusätzliches Rufzeichen Personengebunden gespeichert.
QSL-Karten werden an den QSL-DOK des Inhabers des Ausbildungsrufzeichens vermittelt.
Eine Vermittlung der QSL-Karten an einen anderen DOK ist nicht möglich.
Der Vermerk "via ..." auf QSL-Karten an Ausbildungsrufzeichen wird von uns nicht beachtet.
Sollte uns das Ausbildungsrufzeichen nicht bekannt sein, geht die QSL-Karte mit dem Stempel
"SRI, this station does not use the QSL-Service of DARC" zurück.

Wann versendet das DARC-QSL-Büro QSL-Karten an den OV-QSL-Manager?

Das QSL-Büro des DARC e. V. sendet jeden Monat einmal QSL-Karten an jeden DARC- und VFDB-Ortsverband. Der Versand läuft alphabetisch ab. Am ersten Arbeitstag des Monats wird der Distrikt A, am Zweiten der Distrikt B, am Dritten der Distrikt C... usw. versandt. Siehe auch Versand Termine.
QSL-Karten an ausländische QSL-Büros werden nach anfallender Menge verschickt. Es kann vorkommen, dass an einige QSL-Büros jede Woche ein Paket mit 10 kg und an andere nur alle 6 Wochen ein Päckchen (2 kg) oder ein Brief verschickt wird.

Versand der QSL-Karten vom OV zum DARC-QSL-Büro

Der QSL-Manager im Ortsverband sollte die bei ihm abgegebenen QSL-Karten auch einmal im Monat zum QSL-Büro des DARC e. V. senden. Es sei denn, die bei ihm abgegebene Menge von QSL-Karten ist zu gering für einen Versand. Dieses sollte aber mit dem OVV abgesprochen werden.

QSL-Karten Sendungen an das QSL-Büro des DARC e. V. senden Sie bitte an folgende Adresse:

DARC e. V.
Lindenallee 4
34225 Baunatal

Für die Versandkosten von QSL-Karten-Sendungen an das DARC-QSL-Büro ist der OV zuständig. Unfrei zugestellte Sendungen werden nicht angenommen und gehen zu Lasten des Absenders zurück.

Besonderheiten beim Vorsortieren von QSL-Karten

QSL-Karten müssen nach den Prefixen sortiert werden.
Es gibt zwei Hauptgruppen von QSL-Karten:

1. QSL-Karten für deutsche Funkamateure
2. QSL-Karten für ausländische Funkamateure

QSL-Karten für deutsche Funkamateure werden nach den ersten beiden Buchstaben im Prefix sortiert, z.B. DA, DB, DC, DD, DE, DF, DG, DH, DJ, DK, DL, DM, DN, DO, DP, DQ, DR, Y2. QSL-Karten an SWLs, die ihre QSL-Karten über ihre Mitgliedsnummer (DL-DOK-Mitgliedsnummer) vermitteln lassen, werden ebenfalls in einem Block zusammengefasst. Eine weitere Sortierung nach Zahlen innerhalb der Blöcke ist nicht erforderlich. Die einzelnen Blöcke sollten durch eine Zwischenlage getrennt sein. Als Zwischenlage können z.B. Gummis oder Banderolen verwendet werden. Auf der obersten QSL-Karte eines Blockes sollte der Prefix gut zu erkennen sein.

QSL-Karten für das Ausland werden in erster Linie nach Prefixen sortiert.
Länder, denen mehrere Prefixe zugeteilt wurden, werden unter einem Haupt-Prefix zusammengefasst.
QSL-Karten an SWLs werden ebenfalls unter dem jeweiligen Haupt-Prefix zusammengefasst.
Eine weitere Sortierung innerhalb der Prefixe ist bis auf zwei Ausnahmen nicht erforderlich.

Da es in den USA und Australien mehrere QSL-Büros gibt, bitten wir um folgende Beachtung:

In den USA gibt es kein zentrales QSL-Büro. Es gibt in jedem Zahlendistrikt einen QSL-Manager, der die eingehenden QSL-Karten an die bei ihm registrierten Stationen weiterleitet. Damit wir diese QSL-Karten besser und schneller zustellen können ist es wichtig, dass QSL-Karten für die USA, unabhängig von dem jeweiligen Buchstaben am Anfang des Rufzeichen, nach der Zahl im Rufzeichen sortiert werden.

Bei der Zahl 4 gibt es jedoch eine Ausnahme!

Alle Rufzeichen mit zwei Buchstaben und einer 4 im Prefix gehen an das WA4-QSL-Büro, alle anderen QSL-Karten mit einem Buchstaben und einer 4 im Prefix gehen an das W4-QSL-Büro.
Überseebesitzungen müssen je nach Prefix einzeln zusammengefasst werden!
(Siehe Prefix-Liste für QSL-Manager)

Australien besitzt ebenfalls kein zentrales QSL-Büro, es gibt für jeden Zahlendistrikt einen QSL-Manager, der die eingehenden QSL-Karten weiterleitet. Die Sortierung für Australien beschränkt sich auf die Zahl im Rufzeichen.
Alle die eine 1 im Rufzeichen haben werden zusammengefasst.
Alle die eine 2 im Rufzeichen haben gehören zusammen usw.

Aufbau und Gestaltung der QSL-Karte

Die Gestaltung der QSL-Karte bleibt in erster Linie jedem selbst überlassen. Sowohl der Vorderseite als auch (eventuell) der Rückseite kann ein individuelles Aussehen gegeben werden. Jedoch sollten dabei einige Besonderheiten beachtet werden:

Format der QSL-Karte

Die QSL-Karte sollte nicht kleiner als das Weltpostkartenformat (ca. 8,5 cm x 13,5 cm) und nicht größer als das deutsche Postkartenformat (DIN-A6, ca. 10,5 cm x 15 cm) sein.
Die Kartonstärke sollte zwischen 170 und 220 g/m2 betragen.
Ist die Stärke des Kartons geringer als 170 g/m2, kommt es oft zu Problemen bei der Sortierung über unsere Sortieranlage und zu Beschädigungen beim Transport. Liegt die Stärke des Kartons über 220 g/m2, bleiben die QSL-Karten in unserer Sortieranlage hängen. In beiden Fällen müssen die QSL-Karten von Hand sortiert werden, welches natürlich sehr Zeitaufwendig ist.

Beschaffenheit des QSL-Karten Kartons

Der Karton der QSL-Karte sollte sich problemlos von unseren Codierern bedrucken lassen.
QSL-Karten aus Photopapier oder Hochglanz beschichtete QSL-Karten bereiten uns erhebliche Probleme und müssen meistens von Hand sortiert werden.

Laminierte QSL-Karten

Einige OMs sind sogar auf die Idee gekommen Ihre QSL-Karten einzulaminieren.
Solche laminierten QSL-Karten können nicht codiert werden, der Aufdruck hält nicht auf dem Kunststoff und sie würden sich auch nicht von unserer Sortieranlage verarbeiten lassen da sie zu starr sind.
Für die Sortierung, ob mit der Sortieranlage oder von Hand, ist das aufdrucken des DOKs auf die QSL-Karte jedoch unerlässlich. Wir sind daher nicht in der Lage laminierte QSL-Karten zu vermitteln.

Richtige Adressierung der QSL-Karte

Das Empfängerrufzeichen sollte auf einen Blick gut leserlich zu erkennen sein. Damit man das Empfängerrufzeichen nicht lange suchen muss, sollte es rechts oben auf der QSL-Karte stehen. Bitte auf deutliche Schreibweise der Buchstaben achten. Durch nicht eindeutig geschriebene Buchstaben kann es zu Irrläufern kommen, weil sie nicht richtig erkannt wurden.
Am meisten werden die Buchstaben I und J, U und V sowie J und Y verwechselt.
Wenn die QSL-Karte an einen QSL-Manager gehen soll, sollte dieses auch gut erkennbar mit einer "via"-Angabe auf der QSL-Karte vermerkt werden.
Wer sich neue QSL-Karten drucken lassen möchte, kann sich nach dem hier abgebildetem Muster des Adressfeldes richten. Uns würde die Vermittlungsarbeit erleichtert, da das Empfängerrufzeichen schneller erkannt würde.
In dem "via"-Feld sollte nur dann ein Eintrag sein, wenn die QSL-Karte an einen QSL-Manager vermittelt werden soll. Ab und zu wird in diesem Feld das Rufzeichen von einer Relais-Station eingetragen, über die das QSO statt gefunden hat. Dieses führt oft zu Missverständnissen bei der Vermittlung und gegebenenfalls auch zu Fehlleitungen. Zusätzliche Informationen, wie z.B. die Angabe, über welches Relais das QSO geführt wurde, gehören in das Feld "Bemerkungen/Remarks".

Die Unterschrift

Auf der Mitgliederversammlung im Mai 2007 wurde beschlossen, dass die Unterschrift des OPs auf der QSL-Karte für die Beantragung von vom DARC anerkannten Diplomen nicht mehr erforderlich ist.

Platz für die Codierung

Falls die QSL-Karten auf beiden Seiten bedruckt werden, sollte auf einer Seite unten ein Rand von 1 cm frei bleiben, damit die von uns aufgebrachte Codierung ohne Probleme von der Sortieranlage gelesen werden kann. Die Codierung der QSL-Karte wird magnetisch gelesen. Eintragungen mit Kugelschreiber, Tinte, Filzstiften usw. wirken sich nicht störend aus. Es kann aber vorkommen, dass die Codierung nicht von dem Lesekopf der Sortieranlage erkannt wird. In diesem Fall muss die QSL-Karte manuell weiterbearbeitet werden. Wenn sich nun die Codierung innerhalb von Eintragungen befindet, kann man die von uns aufgebrachte Codierung kaum erkennen und man muss das Empfänger-Rufzeichen ein zweites Mal abfragen, um den DOK dann mit Bleistift erneut auf die QSL-Karte zu schreiben. Zum Bedrucken der QSL-Karten dürfen keine Farben verwendet werden, die magnetisierbare Bestandteile enthalten. Die meisten Probleme entstehen, wenn die QSL-Karten mit einem Laserdrucker bedruckt werden.
Der Aufdruck von Laserdruckern lässt sich auch magnetisieren und verhindert somit, dass die von uns aufgebrachte Codierung gelesen werden kann. QSL-Karten, die nicht von der Sortieranlage verarbeitet werden, müssen von Hand sortiert werden. Dies erfordert jedoch einen erhöhten Zeitaufwand, der den Durchlauf erheblich verringert.
Bitte auch keine wachsbeschichteten QSL-Karten verwenden, da auf diesen keine Codierung haftet.

Irrläufer

Sollten Sie mit einer QSL-Kartensendung einmal QSL-Karten erhalten, die nicht für Mitglieder aus Ihrem OV bestimmt sind, senden Sie uns diese QSL-Karten bitte in dem beigelegten Umschlag für Irrläufer wieder zurück. Bitte schreiben Sie keine Vermerke wie z.B. "Nicht in unserem OV" oder "Dies ist ein Irrläufer", auf die QSL-Karten. Sie würden damit die QSL-Karten für den rechtmäßigen Empfänger unbrauchbar machen. Irrläufer lassen sich leider nicht ganz vermeiden. Bevor Sie die QSL-Karte als Irrläufer zurücksenden, sollten Sie jedoch überprüfen, ob es sich nicht um ein Ex-Rufzeichen eines OV-Mitgliedes handelt.

Besonderheiten und Probleme

Da in den letzten Jahren der Computer immer mehr Einzug in den Amateurfunkbereich gehalten hat und bedingt dadurch auch die Verwaltung von QSL-Karten immer leichter wird, bitten wir bei der Verwendung von Labels darauf zu achten, dass sie richtig fest angebracht sind und dass sie einen Mindestabstand von 2 cm zum unteren QSL-Kartenrand nicht unterschreiten. Des Weiteren möchten wir Sie bitten, keine losen Aufkleber auf den QSL-Karten anzubringen, z.B. Diplominformationen oder weitere Mitteilungen an den Empfänger. QSL-Karten, die einen solchen zum Teil losen Aufkleber besitzen, würden in der Sortier-Anlage hängen bleiben und beschädigt werden. Diese QSL-Karten müssten auch von Hand sortiert werden. Deshalb werden solche, nur zum Teil befestigten Aufkleber oder Zettel von uns entfernt.
Probleme gibt es auch mit der Sortierung von zu dünnen QSL-Karten (QSL-Papier), die auf einem normalen Kopiergerät mit Schreibpapier erstellt wurden. Sie können bei der Vermittlung beschädigt werden. Wer solches QSL-Papier verschickt, sollte sich nicht wundern, wenn sein QSL-Karten Rücklauf nicht besonders gut ist, der Empfänger von solchem QSL-Papier wird es sich bestimmt überlegen, ob er ein solches QSL-Papier mit seiner schönen QSL-Karte bestätigt.

Mahn QSL-Karten

Von einigen OMs die ihre QSOs mit dem Computer verwalten, werden nach einiger Zeit sogenannte Mahn-OSL-Karten verschickt. Man kann niemanden dazu zwingen ein QSO mit einer QSL-Karte zu bestätigen. Einige dieser Mahn-QSL-Karten sind von QSOs die schon etliche Jahre zurück liegen. Es macht wenig Sinn solche QSL-Karten noch einmal zum Versand zu bringen, sie belasten nur das QSL-Büro.
Entweder sie bleiben wieder unbeantwortet oder sie kommen zurück mit dem Vermerk "Kein Mitglied" oder "Verstorben". Rufzeichen können sich im Laufe der Zeit auch geändert haben und das angemahnte Rufzeichen kann einem neuen Besitzer zugeteilt worden sein der mit der QSL-Karte nichts anfangen kann. Wir empfehlen, wenn man unbedingt eine Mahn QSL-Karte schreiben möchte, dieses höchstens für 3 bis 5 Jahre zurück liegende QSOs zu tun dabei sollte auch beachtet werden ob sich das Rufzeichen eventuell geändert haben könnte. Durch Aufstockung der Genehmigung oder durch Rufzeichenumtausch. Von der Verwendung einer 3. und vielleicht sogar noch weiteren Mahn-QSL-Karte bitte wir abzusehen denn wer die ersten beiden nicht beantwortet hat wird die 3. auch nicht beantworten und den QSL-Büros wird damit eine Menge Arbeit erspart

QSL-Manager, QSL via ...

Falls ein Mitglied aus Ihrem OV eine Gastlizenz für ein anderes Land bekommen hat und dort aktiv wird, oder er den QSL-Manager für eine andere ausländische Station übernommen hat, muss sein deutsches Rufzeichen als QSL-Manager im QSO angegeben werden, damit der Gesprächspartner dieses zusätzlich mit dem Vermerk "via D.... " auf der QSL-Karte vermerken kann. Wir sind nicht in der Lage, QSL-Karten an ausländische Rufzeichen ohne "via"-Vermerk, deutschen Rufzeichen zuzuweisen.
Auch der Vermerk "TZ5ZZ via DOK xxx" bedeutet einen zusätzlichen Aufwand bei der Vermittlung, da wir nur Rufzeichen bezogen vermitteln können.

Folgende Stempel werden vom QSL-Büro des DARC verwendet

QSL-Karten an Rufzeichen, die noch nie beim DARC gemeldet waren, erhielten früher den Stempel:

CALLSIGN UNKNOW CANNOT BE DELIVEREDBY DARC QSL-SERVICE RUFZEICHEN UNBEKANNT KANN NICHT VERMITTELT WERDEN ÜBER DEN DARC QSL-SERVICE

QSL-Karten an Rufzeichen, die nicht mehr Mitglied des DARC sind, erhielten früher den Stempel:

NOT MEMBER OF THE DARC QSL CANNOT BE DELIVERED BY DARC QSL-SERVICE KEIN MITGLIED DES DARC QSL KANN NICHT VERMITTELT WERDEN ÜBER DEN DARC QSL-SERVICE

Da es einige Rufzeicheninhaber gibt, die im Callbook eingetragen sind, aber noch nie Mitglied im DARC waren und somit eigentlich dem DARC nicht bekannt sind, gab es Probleme, wenn diese QSL-Karten mit dem Stempel CALLSIGN  UNKNOW zurückgeschickt wurden.
Einige dieser QSL-Karten wurden uns mit dem Vermerk "Steht doch im Callbook" zurück geschickt. Rufzeicheninhaber, die im Callbook stehen, müssen nicht automatisch DARC Mitglied sein.
Deshalb werden die zuerst genannten Stempel nur noch in Ausnahmefällen verwendet. Wenn wir QSL-Karten zurücksenden müssen, weil uns der Empfänger nicht bekannt ist, oder der Empfänger aus dem DARC ausgetreten ist, erhalten diese QSL-Karten folgenden Stempel:

SRI, this station does not use the QSL-Service of DARC
SRI, diese Station benutzt nicht den QSL-Service des DARC

Bei QSL-Karten an Rufzeichen aus Ländern in denen es kein QSL-Büro gibt wird geprüft, ob für dieses Rufzeichen ein QSL-Manager bekannt ist. Dazu verwenden wir diverse Datenbanken im Internet z.B. www.qrz.com und auch die Callbook CD. Sollte dieses erfolglos sein, senden wir die QSL-Karte mit folgendem Stempel zurück:

Leider kann diese QSL-Karte
nicht vermittelt werden, da
uns kein QSL-Büro, QSL-Manager
oder eine direkte Adresse bekannt ist.

QSL-Karten mit einer falschen QSL-Manager Information, erhalten den Stempel: NOT Manager

QSL-Karten an verstorbene Mitglieder erhalten den Stempel: SILENT KEY

QSL-Karten an Stationen mit einem zurzeit nicht vergebenen Prefix erhalten den Stempel:
Return callsign incorrect oder Call wrong

Rufzeichenüberprüfung bei der BNetzA

Wenn jemand eine QSL-Karte mit dem Stempel, SRI, this station does not use the QSL-Service of DARC,
zurück bekommt, besteht die Möglichkeit über die Internet Seite der BNetzA zu kontrollieren ob dieses Rufzeichen jemandem zugeteilt wurde. Eventuell kann man dadurch Buchstabendreher im Rufzeichen erkennen und korrigieren.

Begleitliste für QSL-Sendungen

Zweimal im Jahr (April und Oktober) erhält jeder OV-QSL-Manager eine Liste vom DARC e. V. mit allen Rufzeichen, die über seinen OV QSL-Karten erhalten. Es kann vorkommen, dass jemand Mitglied im OV ist, dessen Rufzeichen aber nicht auf der QSL-Begleitliste steht. In diesem Fall bekommt dieses Mitglied seine QSL-Karten über einen anderen OV (z.B. Doppelmitglieder VFDB). Die QSL-Begleitliste enthält das aktuelle Rufzeichen, falls vorhanden alle EX-Rufzeichen, alle DE-Kennzeichen und die sich aus dem DOK und der Mitgliedsnummer ergebende SWL-Nummer sowie die Adresse und die Mitgliedsnummer. Ausländische Rufzeichen, die als EX-Rufzeichen in unserer EDV gespeichert sind, werden bei der QSL-Vermittlung nicht automatisch erkannt. Deshalb ist es sehr wichtig, dass der, der QSL-Karten für seine ausländischen Rufzeichen über das QSL-Büro des DARC haben möchte, sein deutsches Rufzeichen als „via“-Vermerk beim QSO für die QSL-Vermittlung angibt. Sollte die "BEGLEITLISTE FÜR QSL-SENDUNGEN" Fehler enthalten, senden Sie bitte die von Ihnen korrigierte Kopie zurück an den DARC e.V., Lindenallee 4, 34225 Baunatal. Sie können uns dieses auch per Telefon: 0561 94988-0, FAX: 0561 94988-50 und E-Mail darc@darc.de mitteilen.

Eigene QSL-Karte kommt zurück obwohl man eine erhalten hat.

In letzter Zeit erhalten wir des öfteren QSL-Karten, auf denen wir den Stempel "SRI, this Station does not use the QSL-Service of DARC" mit der Frage zurück "Ich habe doch die QSL-Karte über das QSL-Büro des DARC erhalten, wieso kennt der DARC das Rufzeichen nicht?". Dieses liegt darin begründet, dass wir nur das Empfänger-Rufzeichen kontrollieren, denn das zusätzliche Kontrollieren des Absenders bedeutet einen viel zu hohen Zeitaufwand.
Daher ist es äußerst wichtig, dass uns neu zugeteilte Rufzeichen umgehend gemeldet werden.
Wenn jemand vom DARC eine QSL-Karte zurück bekommt, die nicht vermittelt werden konnte, obwohl er von dieser Station eine QSL-Karte erhalten hat, hilft es uns wenig, wenn er die Karte mit dem Vermerk "Ich habe doch eine QSL-Karte von dieser Station über das DARC-QSL-Büro erhalten!" zurück sendet.
Vielleicht wurde uns das Rufzeichen nicht gemeldet. In solchen Fällen senden Sie uns bitte eine Kopie der QSL-Karte auf der wir den Namen und die Adresse des Absenders erkennen können, oder teilen Sie uns dessen Namen, DOK und die Anschrift mit.
Nur anhand dieser Daten ist es möglich, diese Person in unserer Datenbank zu finden um das Rufzeichen zu ergänzen.