Jeweils am zweiten Märzwochenende treffen sich die Mitarbeiter des Referates für DX und HF-Funksport zu ihrer Jahrestagung. Die Tagesordnung ist immer sehr umfangreich, da alle Arbeitsbereiche über die geleistete Arbeit in den zurückliegenden Monaten berichten und den Plan für das laufende Jahr vorstellen. Diskutiert werden dabei z.B. Potenziale im Bereich von Contestausschreibungen und Diplombedingungen. 

Nicht jede Abstimmung ist eindeutig; die Diskussionen sind oft kontrovers, verfolgen aber immer mit dem Ziel, Anspruch und Attraktivität unter einen Hut zu bekommen. Für fundierte Ergebnisse sorgt der große Sachverstand der Referatsmitglieder, die alle aktive Funkamateure mit Erfahrungen in den Bereichen Diplome, Contest und DX sind.

Viele der Innovationen der letzten Jahre, z.B. die Log-Roboter, die Web-Site oder die CQDL-Rubrik Pile-Up, haben ihren Ursprung in den Referatstagungen. Der persönliche Kontakt erweist sich immer wieder als entscheidender Katalysator für Innovationen und als Motivation für die ehrenamtliche Arbeit. 

Regelmäßig berichtet das zuständige Vorstandsmitglied über vereinspolitische Entwicklungen. Auch die für den HF-Funksport relevanten IARU-Themen werden im Referat beraten und auf mögliche Seiteneffekte für die Funksportler im DARC geprüft. Gäste sind willkommen. 

Zu speziellen Themen werden seit einigen Jahren zusätzliche Treffen veranstaltet, die sich dann einem Teilaspekt der Referatsarbeit in größerer Tiefe widmen.